Polityka prywatności
Obowiązuje od 15 października 2026 r. (poprzednia wersja: od 28 września 2026 r.) · dotyczy serwisu ksiegowoscok.pl
Dbamy o ochronę Twoich danych osobowych. Poniżej wyjaśniamy, kto jest ich administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie je przetwarzamy, komu je przekazujemy oraz jakie masz prawa. Informacje te przekazujemy zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Księgowość OK spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Sierakowska 14, 66-400 Gorzów Wielkopolski, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000493166, NIP 5993169757, REGON 081182305 (dalej: „Administrator”).
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: e-mail kontakt@ksiegowoscok.pl, tel. 509 515 888, lub pisemnie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane zbieramy i skąd
Przetwarzamy dane, które sam podajesz: w formularzu „Umowa online” (nazwa firmy, NIP, imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, planowany początek współpracy, uwagi oraz wynik kalkulatora ceny), w korespondencji e-mail i telefonicznej oraz przy zawieraniu i wykonywaniu umowy. Kalkulator ceny działa wyłącznie w Twojej przeglądarce – wprowadzone w nim wartości nie są wysyłane, dopóki sam nie wyślesz formularza.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|
| Przygotowanie oferty i umowy na Twoje zgłoszenie z formularza, kontakt w tej sprawie | art. 6 ust. 1 lit. b – działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy | do zawarcia umowy, a gdy nie zostanie zawarta – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych, w tym podpisanie umowy podpisem elektronicznym | art. 6 ust. 1 lit. b – wykonanie umowy | przez czas trwania umowy |
| Wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej Administratora | art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny (m.in. ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Odpowiedzi na pytania i korespondencja niezwiązana z zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora (komunikacja z osobami kontaktującymi się z nami) | do zakończenia korespondencji, nie dłużej niż 12 miesięcy |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu (dzienniki serwera) | art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora | do 90 dni |
| Pomiar skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie oraz kierowanie reklam do osób, które odwiedziły serwis (piksel Meta) – tylko po wyrażeniu zgody | art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda; zapis i odczyt plików cookies na podstawie art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej | do wycofania zgody; pliki cookies Meta wygasają po 90 dniach |
Jeżeli jesteś osobą kontaktową lub reprezentantem firmy, Twoje dane przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na kontakcie w sprawie zawarcia i wykonania umowy z firmą, którą reprezentujesz.
4. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności i przetwarzają je na nasze polecenie na podstawie umów powierzenia przetwarzania, w szczególności:
- dostawcom usług informatycznych, hostingu i poczty elektronicznej,
- dostawcy usługi podpisu elektronicznego i obiegu dokumentów Autenti sp. z o.o. – przy zawieraniu umowy online,
- dostawcy oprogramowania księgowego, w którym prowadzimy usługi,
- kancelariom prawnym i firmom windykacyjnym – w razie dochodzenia roszczeń,
a także organom publicznym, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych.
Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies, informacje o Twojej wizycie (adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres IP, identyfikator pliku cookie oraz zdarzenia: wyświetlenie strony, skorzystanie z kalkulatora, wysłanie formularza umowy, kliknięcie adresu e-mail lub numeru telefonu) zbiera piksel Meta Platforms Ireland Ltd. (Merrion Road, Dublin 4, Irlandia). W zakresie zbierania i przekazania tych danych jesteśmy z Meta współadministratorami (art. 26 RODO); dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach Meta: facebook.com/privacy/policy. Treści wpisane w formularze (np. nazwa firmy, NIP, e-mail) nie są przekazywane do Meta.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Pocztę elektroniczną obsługuje Proton AG z siedzibą w Szwajcarii. Szwajcaria nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ale Komisja Europejska stwierdziła, że zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (art. 45 RODO) – przekazanie danych w związku z korespondencją e-mail odbywa się na tej podstawie. Dane zebrane przez piksel Meta (tylko po wyrażeniu zgody) mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. w USA – spółka ta uczestniczy w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony (decyzja z 10 lipca 2023 r., art. 45 RODO). Poza tym nie przekazujemy danych poza EOG; gdyby inny dostawca miał to robić, nastąpi to wyłącznie przy zastosowaniu zabezpieczeń wymaganych przez RODO (np. standardowych klauzul umownych).
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@ksiegowoscok.pl. Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
7. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przygotowania oferty i zawarcia umowy – bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na zgłoszenie ani zawrzeć umowy. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest wymogiem ustawowym.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Kalkulator ceny jedynie szacuje opłatę – ostateczne warunki określa umowa. Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki cookies Meta, Meta może wykorzystać dane o wizycie do dopasowania wyświetlanych Ci reklam (profilowanie marketingowe) – nie wywołuje to wobec Ciebie skutków prawnych.
9. Pliki cookies, piksel Meta i dzienniki serwera
Bez Twojej zgody serwis nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych i reklamowych. Przy pierwszej wizycie pytamy o zgodę na pliki cookies Meta (piksel Facebooka) – przyciski „Akceptuję” i „Odrzucam” są równorzędne, a odmowa nie ogranicza korzystania z serwisu. Piksel uruchamia się dopiero po kliknięciu „Akceptuję” i zapisuje pliki cookies _fbp (oraz _fbc po wejściu z reklamy) ważne 90 dni. Twoją decyzję zapamiętujemy w pamięci przeglądarki (localStorage). Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając „Ustawienia cookies” w stopce strony – wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.
Serwer automatycznie zapisuje w dziennikach techniczne informacje o połączeniu (adres IP, data i godzina, adres żądanej strony, typ przeglądarki) – wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu. Dzienniki przechowujemy do 90 dni.
10. Panel klienta
Panel klienta jest dostępny wyłącznie dla klientów po zalogowaniu. Dane księgowe, kadrowe i płacowe klientów przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej wraz z umową o świadczenie usług księgowych – zasady tego przetwarzania określa ta umowa.
11. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana, np. w razie zmiany przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą obowiązywania.